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社内だけでなく、社外の人とのやり取りにも、ビジネスチャットツールやプロジェクト管理ツールといった、ツールを利用しているという企業も増えてきていることでしょう。だからといってメールでのやり取りがなくなるわけではありません。営業や顧客への連絡手段として、メールは十分に有効です。ただし、メールは、相手に開いて読んでもらわなければ意味がありません。そこで、開封して読んでもらうための3つのポイントをご紹介します。また合わせて、アクションしてもらうための注意点についても知っておきましょう。

◆メールを開封してもらう3つのポイント

届いたメールを開いて、読んでもらうためには、メールを受信した人に「このメールは読んだほうがいい」と思ってもらう必要があります。

そのためには、どのような書き方をすればいいのでしょうか。ポイントを３つご紹介します。

１．件名について

読む、読まないを判断する大きな要因が、件名です。文字数が長いとメールソフトで表示しきれないこともあるので、短くてわかりやすい件名を付ける必要があります。「●月●日14時から　DXがわかるセミナー開催のご案内」のように、メールの内容がおおよそ把握できるような件名が良いでしょう。また、ほかのメールに埋もれてしまわないよう、【要返信】のようにかっこを付けて目立たせたり、●●様へのように名前を入れたりするのも、読んでもらうためのひとつの手です。ただし、やりすぎるとスパムメールのように見えてしまうため、注意しましょう。

２．送信者名(差出人)を入れておく

メールを受け取った相手は、誰から届いたメールかわからないと、開封するのを後回しにしたり、迷惑メールと思って削除してしまったりするかもしれません。送信者名がメールアドレスになっている場合もあるので、ビジネスメールであれば特に、「山田太郎【株式会社●●】」のように、氏名と企業名をきちんと入れておくようにしましょう。

３．送信時間

メールを送る時間帯は、基本的には就業時間内であれば問題はありません。しかし、週末からのメールがたまっている月曜日の朝一や、終業時間間近に来たメールなどは、重要でないと判断されたら、見るのを後回しにされる、といった可能性も考えられます。相手の状況などを想像して、メールを送る時間を考えてみましょう。

◆アクションしてもらうための注意点

メールを開封してもらったら、次に重要なのはメールに対して何かしらのアクションをしてもらうことです。そのために、注意したいポイントを２つご紹介します。

１．内容を書く順番

メールに記載するのは、「宛名」、「挨拶と名乗り」、「伝えたい内容」、「締め」、「署名」です。内容を書く際は、何の件でメールをしたのか結論を先に述べてから、そのあとに詳細を伝えましょう。また、伝えたいことを簡潔に書く、箇条書きにする、など読まれやすいように工夫をしましょう。

２．具体的な行動を記載する

メールを読んだ相手に、どのようなアクションをしてほしいのかを明記しましょう。例えば、「今度セミナーを開催いたします。どうぞよろしくお願いいたします」といった書き方では、受け取った人が、どうすればいいのかわからず、何のアクションもしてもらえないという結果を招きかねません。「●日までに参加、不参加のご連絡をメールで送ってください」、「参加をご希望される方は、以下のURLからお申込みください」など、具体的に何をしてほしいのかを書くことが大事です。

いかがでしたか？以前よりメールを送ったり送られたりする回数が減った、と思っても、メールをまったく使わなくなった、という企業はあまりないでしょう。相手に連絡する手段がメールしかないという場合もあると思います。企業や顧客との、大切な接触手段であるメールを、開封して、読んで、返事がもらえるよう、書き方をぜひ工夫してみてください。

DXは、デジタル化が進むこの時代、企業の業務効率化に欠かすことができないもののひとつでしょう。しかし、「何をすればいいのかわからない」、「何から手を付けたらいいのかわからない」という企業もあるかもしれません。DXは一見難しそうにも思えるかもしれませんが、実は知らずに取り入れているというツールもあるかもしれません。そこで、DXとは何か、そしてDX推進に役立つ意外と身近にあるツールをご紹介します。

◆DXとは？

DX とは、Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略です。DXはデジタル化と混同されることもありますが、ただ通常の業務をデジタルで行うのではなく、デジタルで行うことで、業務をより便利に効率的に変革させる、ということが大きな目的といえるでしょう。

例えば、「手書きの日報をパソコンで作るようになった」というのはデジタル化であり、「パソコンで作った日報を社内で共有し、それにより日報の入力作業と確認作業が効率化された」というのは、DX化というイメージです。

◆DX推進に役立つツール

DXを進める上で役立つのがツールであり、改善したい業務に合わせて、さまざまなツールが存在しています。その中でも、比較的取り入れやすい3種類のツールをご紹介します。

●オンライン会議ツール

インターネットにつながる環境があれば、離れた場所で会議ができるツールです。Microsoft TeamsやZoomといったツールがあり、カメラやマイクをオンにすれば、顔を見ながら会議を行うことができます。社内だけでなく社外との会議にも利用されることから、取引先などから、オンラインでの会議を要望されて、使ったことがあるという企業もあるでしょう。

●ビジネスチャットツール

ビジネスシーンで使う、文字を使ってコミュニケーションを取るためのツールです。LINE WORKSやSlackといったツールがあり、1対1やグループでやり取りをしたり、ファイルを共有したりできます。イメージとしてLINEのような感じなので、取り入れやすいツールともいえるでしょう。メールのようなあいさつは簡略化され、チャット形式で即時性があることから、ちょっとしたやり取りが効率化されます。

●バックオフィスツール

経理や会計、総務といったバックオフィスに関連するツールです。会計ソフトや給与計算ソフト、経費精算ソフトなどがあり、それぞれ各社からさまざまなソフトが提供されています。DX化という意識がなくても、業務負担を軽減するため、すでに採用している企業も多いかもしれません。

これ以外にも、データを保管して共有するのに便利なクラウドストレージや、マーケティングを効率化するためのマーケティングツール、プロジェクトのタスクやスケジュールなどを管理できるプロジェクト管理ツールなど、さまざまなツールが存在しています。

いかがでしたか？DXを進める上で大変なのは、これまでの概念にとらわれて新しいことに一歩踏み出せない、変化することへの不安がありなかなか既存の業務を変えることができない、という気持ちの問題も大きくあります。しかし、取引先や顧客がデジタルに移行している以上、DXの推進は避けて通れないという面もあります。自社の業務の中で、改善すべき点はないか考え、少しずつでもDXを進めてみてはいかがでしょうか。

少子高齢化が叫ばれ、今の段階でも人材不足を感じている企業もあることでしょう。しかし、2025年には、日本に約800万人いるとされる団塊世代が、後期高齢者である75歳以上になることから、2025年問題が起きると予想されています。これにより、人材不足や医療費負担増、介護者不足など、さまざまな影響が懸念されています。

人材不足という側面もあることから、2025年問題は、どの企業にとっても関係ないとは言い切れないでしょう。そこで、2025年問題とはどのようなことなのか、企業はどのような対策を考えておけばいいのか、ご紹介します。

◆2025年問題とは

2025年問題とは、現在約800万人いるとされている団塊の世代が、75歳以上になることから起こるとされる、さまざまな問題のことを示しています。団塊の世代とは、1947年から1949年の3年間のいわゆる第一次ベビーブームで生まれた世代のこと。この世代が後期高齢者になると、後期高齢者は約2200万になるとされ、人口に占める割合が20％まで上がります。日本は、これまでにない「超高齢社会」を迎えようとしているのです。

◆予想される問題とは

●医療費や介護などの問題

2025年問題で大きく取り上げられているのは、医療費や介護の問題です。年齢を重ねれば重ねるほど、疾患のリスクは高まり、病院に行く機会も増えるでしょう。そうなると、医療費が増加し、社会保障そのものにも大きな影響を与えかねません。

同時に、後期高齢者の増加は介護の必要性が増えるという結果にもつながります。そうなると、そもそも人材不足が深刻な問題となっている介護業界において、さらに大きく介護人材が不足する可能性が出てくることも十分考えられるのです。

●労働者不足や後継者不足の問題

現在の少子化問題も重なり、特に人口の多い団塊世代が後期高齢者になることで、労働者不足も大きな懸念となっています。ただでさえ人材が不足している企業にとって、今以上の労働者不足は大きな痛手となるでしょう。

また、同時に心配されているのが特に中小企業の後継者不足です。

中小企業庁が発表している「 2021年版　中小企業白書」の第1節　事業承継を通じた企業の成長・発展「経営者年齢別、後継者不在率」によると、経営者の年代が60代の場合48.2%が、70代の場合でも38.6%が、80代以上の場合でも31.8%が、後継者不在となっています。本来であれば、経営者の年代が高くなればなるほど、後継者が決まってくるはずですが、実際には、後継者不在の企業が多く存在することがわかっています。

◆人材不足にどう対処するのか

2025年問題が起こる可能性がある以上、企業としてはどのような対応策を考えておけばいいのでしょうか。まずは、人材の確保について考えておく必要があるでしょう。

例えば、

・今までは地元からの採用が多かったけれど、地域を選ばず採用の範囲を広げる

・SDGsの目標である「誰一人取り残さない」を実現するという意味でも、外国人労働者の採用を検討する

・シルバー・シニア人材を積極的に採用する

・社員の離職率を下げる努力をする

といったことが考えられます。

また、こうしたことを実現するためには、多様な働き方ができるよう、社内体制や社内規定を整備する必要が出てきます。テレワーク、時短勤務、フレックス制の導入や、産休育休の充実といった福利厚生を見直してみるのもいいでしょう。

いかがでしたか？ 2025年になると人材不足が加速する可能性が十分にあります。2025年まであと3年。今からできることはないか検討し、少しでも対処していくことで、人材不足の深刻化を防ぐことができるかもしれません。まずは何ができるのか、考えてみてはいかがでしょうか。