DXは、デジタル化が進むこの時代、企業の業務効率化に欠かすことができないもののひとつでしょう。しかし、「何をすればいいのかわからない」、「何から手を付けたらいいのかわからない」という企業もあるかもしれません。DXは一見難しそうにも思えるかもしれませんが、実は知らずに取り入れているというツールもあるかもしれません。そこで、DXとは何か、そしてDX推進に役立つ意外と身近にあるツールをご紹介します。
◆DXとは？
DX とは、Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略です。DXはデジタル化と混同されることもありますが、ただ通常の業務をデジタルで行うのではなく、デジタルで行うことで、業務をより便利に効率的に変革させる、ということが大きな目的といえるでしょう。
例えば、「手書きの日報をパソコンで作るようになった」というのはデジタル化であり、「パソコンで作った日報を社内で共有し、それにより日報の入力作業と確認作業が効率化された」というのは、DX化というイメージです。
◆DX推進に役立つツール
DXを進める上で役立つのがツールであり、改善したい業務に合わせて、さまざまなツールが存在しています。その中でも、比較的取り入れやすい3種類のツールをご紹介します。
●オンライン会議ツール
インターネットにつながる環境があれば、離れた場所で会議ができるツールです。Microsoft TeamsやZoomといったツールがあり、カメラやマイクをオンにすれば、顔を見ながら会議を行うことができます。社内だけでなく社外との会議にも利用されることから、取引先などから、オンラインでの会議を要望されて、使ったことがあるという企業もあるでしょう。
●ビジネスチャットツール
ビジネスシーンで使う、文字を使ってコミュニケーションを取るためのツールです。LINE WORKSやSlackといったツールがあり、1対1やグループでやり取りをしたり、ファイルを共有したりできます。イメージとしてLINEのような感じなので、取り入れやすいツールともいえるでしょう。メールのようなあいさつは簡略化され、チャット形式で即時性があることから、ちょっとしたやり取りが効率化されます。
●バックオフィスツール
経理や会計、総務といったバックオフィスに関連するツールです。会計ソフトや給与計算ソフト、経費精算ソフトなどがあり、それぞれ各社からさまざまなソフトが提供されています。DX化という意識がなくても、業務負担を軽減するため、すでに採用している企業も多いかもしれません。
これ以外にも、データを保管して共有するのに便利なクラウドストレージや、マーケティングを効率化するためのマーケティングツール、プロジェクトのタスクやスケジュールなどを管理できるプロジェクト管理ツールなど、さまざまなツールが存在しています。
いかがでしたか？DXを進める上で大変なのは、これまでの概念にとらわれて新しいことに一歩踏み出せない、変化することへの不安がありなかなか既存の業務を変えることができない、という気持ちの問題も大きくあります。しかし、取引先や顧客がデジタルに移行している以上、DXの推進は避けて通れないという面もあります。自社の業務の中で、改善すべき点はないか考え、少しずつでもDXを進めてみてはいかがでしょうか。