社内だけでなく、社外の人とのやり取りにも、ビジネスチャットツールやプロジェクト管理ツールといった、ツールを利用しているという企業も増えてきていることでしょう。だからといってメールでのやり取りがなくなるわけではありません。営業や顧客への連絡手段として、メールは十分に有効です。ただし、メールは、相手に開いて読んでもらわなければ意味がありません。そこで、開封して読んでもらうための3つのポイントをご紹介します。また合わせて、アクションしてもらうための注意点についても知っておきましょう。
◆メールを開封してもらう3つのポイント
届いたメールを開いて、読んでもらうためには、メールを受信した人に「このメールは読んだほうがいい」と思ってもらう必要があります。
そのためには、どのような書き方をすればいいのでしょうか。ポイントを３つご紹介します。
１．件名について
読む、読まないを判断する大きな要因が、件名です。文字数が長いとメールソフトで表示しきれないこともあるので、短くてわかりやすい件名を付ける必要があります。「●月●日14時から DXがわかるセミナー開催のご案内」のように、メールの内容がおおよそ把握できるような件名が良いでしょう。また、ほかのメールに埋もれてしまわないよう、【要返信】のようにかっこを付けて目立たせたり、●●様へのように名前を入れたりするのも、読んでもらうためのひとつの手です。ただし、やりすぎるとスパムメールのように見えてしまうため、注意しましょう。
２．送信者名(差出人)を入れておく
メールを受け取った相手は、誰から届いたメールかわからないと、開封するのを後回しにしたり、迷惑メールと思って削除してしまったりするかもしれません。送信者名がメールアドレスになっている場合もあるので、ビジネスメールであれば特に、「山田太郎【株式会社●●】」のように、氏名と企業名をきちんと入れておくようにしましょう。
３．送信時間
メールを送る時間帯は、基本的には就業時間内であれば問題はありません。しかし、週末からのメールがたまっている月曜日の朝一や、終業時間間近に来たメールなどは、重要でないと判断されたら、見るのを後回しにされる、といった可能性も考えられます。相手の状況などを想像して、メールを送る時間を考えてみましょう。
◆アクションしてもらうための注意点
メールを開封してもらったら、次に重要なのはメールに対して何かしらのアクションをしてもらうことです。そのために、注意したいポイントを２つご紹介します。
１．内容を書く順番
メールに記載するのは、「宛名」、「挨拶と名乗り」、「伝えたい内容」、「締め」、「署名」です。内容を書く際は、何の件でメールをしたのか結論を先に述べてから、そのあとに詳細を伝えましょう。また、伝えたいことを簡潔に書く、箇条書きにする、など読まれやすいように工夫をしましょう。
２．具体的な行動を記載する
メールを読んだ相手に、どのようなアクションをしてほしいのかを明記しましょう。例えば、「今度セミナーを開催いたします。どうぞよろしくお願いいたします」といった書き方では、受け取った人が、どうすればいいのかわからず、何のアクションもしてもらえないという結果を招きかねません。「●日までに参加、不参加のご連絡をメールで送ってください」、「参加をご希望される方は、以下のURLからお申込みください」など、具体的に何をしてほしいのかを書くことが大事です。
いかがでしたか？以前よりメールを送ったり送られたりする回数が減った、と思っても、メールをまったく使わなくなった、という企業はあまりないでしょう。相手に連絡する手段がメールしかないという場合もあると思います。企業や顧客との、大切な接触手段であるメールを、開封して、読んで、返事がもらえるよう、書き方をぜひ工夫してみてください。