新型コロナが流行して以来、すっかり定着したのがWEB会議でしょう。WEB会議は、移動の時間や紙の資料が不要であり、時間短縮やコスト削減にもつながるというメリットがあります。
反面、対面よりも相手の状況が把握しにくい、というデメリットもあり、WEB会議だからこそ守りたいマナーも存在します。そこで、背景や服装、飲み物など、WEB会議に参加する際に忘れてはいけない、7つのマナーについてご紹介します。
◆事前準備をしておく
WEB会議では、ZoomやMicrosoft Teamsなど、さまざまなWEB会議用のシステムを利用することがあります。会議が始まってから、ツールにつながらないとなると、ほかの参加者にも迷惑をかけてしまいます。先に接続テストをしておきましょう。特に、取引先との会議の場合は、可能であれば事前に社内のスタッフ間で接続できるかどうかのテストをしておくとより安心です。
また、基本的にWEB会議の資料はデータで送られてきます。会議が始まる前に、パソコン上に関連する資料を開き、すぐに見られるようにしておくと、会議にスムーズに参加できます。その際、会議に不要なファイルなどは閉じておきましょう。
◆節度のある服装で参加する
対面ではなくWEB上での会議といっても、当然仕事の一環です。自宅からの参加であっても、ワイシャツやブラウスを着用するなど、基本的にはラフ過ぎない服装で参加するようにしましょう。また、髪を整える、ひげをそる、メイクをするといった、身だしなみも整えておきましょう。
◆遅刻は厳禁
WEB会議であっても、遅刻は厳禁です。特に、通信環境等によっては、WEB会議ツールへの入室に時間がかかるかもしれませんので、早めに準備をしておきましょう。また、早すぎると入室できない可能性もあります。5～10分前を目安に入室するとよいでしょう。
◆背景への配慮を
自宅からの参加の場合、生活感のあるものが見えていないか確認し、見える位置にあるものは移動するなどの配慮が必要です。また、太陽の光を背にしていると、画面が真っ黒に見えてしまうこともあります。カーテンを引くなどして、画面に太陽光が当たり過ぎないように調整が必要です。
WEB会議用システムには、背景をぼかす機能やバーチャル背景などが利用できるものもありますので、こういったものも活用しましょう。
◆必要ないときはマイクをミュートに
WEB会議では、自分が話をしているとき以外は、マイクをミュートにしておくようにしましょう。自宅からの参加の場合、生活音や家族の話声、外の騒音などが聞こえてしまう可能性もあります。オフィスからの参加の場合でも、ほかの社員の話声や電話の対応などの声が聞こえてしまうこともあります。また、自身が発言する必要のある会議は、カフェなど、ほかのお客さまがいる場所からの参加は避けたほうが無難です。
◆飲み物は適宜節度を持って飲む
WEB会議であっても、会議中に飲み物を飲むことはマナー的には特に問題ありません。ただし、派手なマグカップを使用する、マイクをオンにした状態でゴクゴク飲む、アルコールを飲む、といったことがないよう注意しましょう。
◆ゆっくりハッキリとしゃべる
ウェブ上でマイクを通じて話すと、少し聞き取りにくい場合もあります。早口にならないよう注意するとともに、通常よりも意識して、ハッキリと言葉を話すようにすると、相手が聞き取りやすくなります。
いかがでしたか？会議のマナーとして必要なこともあれば、WEB会議だからこそのマナーも存在します。また、今回は基本のマナーを紹介しましたが、ほかにもマナーは存在しますし、企業や会議によって、独自のマナーもあるでしょう。改めてWEB会議に参加する際、どのようなふるまいをすれば良いのか再確認して、取引先や社内での会議が円滑に、気持ちよく進めていけるよう心がけましょう。