社内での連絡事項の通達や情報のやり取りなど、メールに代わって、社内のコミュニケーションツールのメインとして導入が進んでいるのが、ビジネスチャットツールです。
機能や価格など、特徴のあるビジネスチャットツールも多くあり、一度使ってしまうと、連絡のスムーズさや気軽さで、手放せないということがあるかもしれません。
今やコミュニケーションに欠かせないビジネスチャットのメリットやビジネスチャットの選び方、どのようなビジネスチャットツールがあるのか、についてご紹介します。
◆ビジネスチャットツールとは？
ビジネスチャットツールは、ビジネスにおいて社内または社外の人とコミュニケーションを取ることができるツールです。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどからも操作できるツールもあります。コロナ禍により、リモートワークが増えたことや、働き方改革、DXの積極的な導入などがあり、ビジネスチャットツールを採用する企業が増えています。
◆ビジネスチャットツールのメリットとは？
メールではやり取りが多くなると大事なメールが埋もれてしまう、電話では1対1でしか話ができず、記録が残せないといったことがありました。
ビジネスチャットツールを使えば、リアルタイムでやり取りができる、グループでやり取りができる、都度挨拶文を入れる必要がなく手間が減る、手軽に送れるためコミュニケーションのハードルが下がる、といったメリットがあります。
また、文章や画像などのファイルを簡単に送ることができる、セキュリティ対策されているところも、ビジネスで使用する点においては大きなメリットだと言えるでしょう。
◆どんなビジネスチャットツールがある？
多くの企業で採用されているビジネスチャットワークには、多様な外部ツールとの連携が可能で便利なSlack（スラック）、最大1000人が参加できるオンライン会議が可能なMicrosft Teams(マイクロソフトチームズ)、国産のツールで使いやすく高セキュリティなChatwork(チャットワーク)などがあります。
ほかにも、LINE と操作性が似ているため扱いやすいLINE WORKS（ラインワークス）、日本で使うこと考えて作られた、シンプルで使い勝手がよいIncircle（インサークル）、建設業向けの現場と社内とつなぐためのdirect（ダイレクト）、もともとはゲームに特化したボイスチャットツールで、基本無料で使えるDiscord（ディスコード）など、特徴のあるさまざまなツールもあります。
◆ビジネスチャットツールの選び方
ビジネスチャットツールとひとことでいっても、その機能と価格はさまざまです。自社にあったツールを選ぶ基準には以下のようなものがあります。
○必要な機能がそろっているか
一般的に、グループごとのチャット機能やファイルの共有といった機能はついていますが、外部サービスとの連携、ビデオ会議機能、アンケート機能といった機能はサポートされていない場合もあるため、必要な機能があるかを確認しましょう。
○誰にでも使いやすいか
年齢やITリテラシーを問わず、社内のどんな人が使っても使いやすいものが良いでしょう。
○セキュリティ対策がしっかりしているか
社外でも使う可能性があることや、機密情報など、大事な資料をやり取りする場合もあると思いますので、セキュリティ対策がしっかりされているものを選びましょう。
○コストがかかりすぎていないか
ビジネスチャットツールは、機能を限定したりした無料のものもありますが、有料の場合、費用はまちまちです。月額費用のほかに、初期費用が掛かる場合もあります。
ビジネスチャットツールを選ぶ際は、これらのことを踏まえて考えてみるとよいでしょう。
いかがでしたか？すでにビジネスチャットツールを使っている企業は増えてきており、それにより業務の効率化と円滑なコミュニケーションが取れているということもあるようです。無料のものから有料のものまであり、金額やできること、使いやすさもさまざまです。自社にあったビジネスチャットツールはどれか、検討してみるのもいいかもしれません。