関越保険クリエイト

新型コロナが流行して以来、すっかり定着したのがWEB会議でしょう。WEB会議は、移動の時間や紙の資料が不要であり、時間短縮やコスト削減にもつながるというメリットがあります。

反面、対面よりも相手の状況が把握しにくい、というデメリットもあり、WEB会議だからこそ守りたいマナーも存在します。そこで、背景や服装、飲み物など、WEB会議に参加する際に忘れてはいけない、7つのマナーについてご紹介します。

◆事前準備をしておく

WEB会議では、ZoomやMicrosoft Teamsなど、さまざまなWEB会議用のシステムを利用することがあります。会議が始まってから、ツールにつながらないとなると、ほかの参加者にも迷惑をかけてしまいます。先に接続テストをしておきましょう。特に、取引先との会議の場合は、可能であれば事前に社内のスタッフ間で接続できるかどうかのテストをしておくとより安心です。

また、基本的にWEB会議の資料はデータで送られてきます。会議が始まる前に、パソコン上に関連する資料を開き、すぐに見られるようにしておくと、会議にスムーズに参加できます。その際、会議に不要なファイルなどは閉じておきましょう。

◆節度のある服装で参加する

対面ではなくWEB上での会議といっても、当然仕事の一環です。自宅からの参加であっても、ワイシャツやブラウスを着用するなど、基本的にはラフ過ぎない服装で参加するようにしましょう。また、髪を整える、ひげをそる、メイクをするといった、身だしなみも整えておきましょう。

◆遅刻は厳禁

WEB会議であっても、遅刻は厳禁です。特に、通信環境等によっては、WEB会議ツールへの入室に時間がかかるかもしれませんので、早めに準備をしておきましょう。また、早すぎると入室できない可能性もあります。5～10分前を目安に入室するとよいでしょう。

◆背景への配慮を

自宅からの参加の場合、生活感のあるものが見えていないか確認し、見える位置にあるものは移動するなどの配慮が必要です。また、太陽の光を背にしていると、画面が真っ黒に見えてしまうこともあります。カーテンを引くなどして、画面に太陽光が当たり過ぎないように調整が必要です。

WEB会議用システムには、背景をぼかす機能やバーチャル背景などが利用できるものもありますので、こういったものも活用しましょう。

◆必要ないときはマイクをミュートに

WEB会議では、自分が話をしているとき以外は、マイクをミュートにしておくようにしましょう。自宅からの参加の場合、生活音や家族の話声、外の騒音などが聞こえてしまう可能性もあります。オフィスからの参加の場合でも、ほかの社員の話声や電話の対応などの声が聞こえてしまうこともあります。また、自身が発言する必要のある会議は、カフェなど、ほかのお客さまがいる場所からの参加は避けたほうが無難です。

◆飲み物は適宜節度を持って飲む

WEB会議であっても、会議中に飲み物を飲むことはマナー的には特に問題ありません。ただし、派手なマグカップを使用する、マイクをオンにした状態でゴクゴク飲む、アルコールを飲む、といったことがないよう注意しましょう。

◆ゆっくりハッキリとしゃべる

ウェブ上でマイクを通じて話すと、少し聞き取りにくい場合もあります。早口にならないよう注意するとともに、通常よりも意識して、ハッキリと言葉を話すようにすると、相手が聞き取りやすくなります。

いかがでしたか？会議のマナーとして必要なこともあれば、WEB会議だからこそのマナーも存在します。また、今回は基本のマナーを紹介しましたが、ほかにもマナーは存在しますし、企業や会議によって、独自のマナーもあるでしょう。改めてWEB会議に参加する際、どのようなふるまいをすれば良いのか再確認して、取引先や社内での会議が円滑に、気持ちよく進めていけるよう心がけましょう。

ChatGPTの注目度が高まったことが大きなきっかけとなり、生成AIが身近なものになってきました。生成AIを使って文章を作成したり、ヒントを得たりしている方もいるでしょう。また、商品やサービスへの問い合わせなど、AIがチャットで解答することが増えてきました。AIは私たちの生活に溶け込み、なくてはならない存在となっていますが、実は意外に知られていないことや、誤解されていることもあります。AIの解答はすべて正しい？未来のこともわかるの？ AIは何でも知っている？ロボット型をしている？など、AIのウソホントについて解説します。

◇AIの解答はすべて正しい

「ウソ」です。これは、ご存じの方が多いかもしれません。生成AIは、それまで学習したデータの中から、解答を導いてきます。そのため、学習していない内容だったり、もともとの情報が間違っている、学習した情報が古いといった場合、AIは正しい回答を導くことができません。

◇AIは何でも知っている

「ウソ」です。情報は日々変化しています。AIは学習したことはわかっていますが、学習していないことは知りません。そのため、AIがまだ学習していない情報については基本的には解答することもできません。

◇AIは未来のこともわかる

「ウソ」です。AIは、過去のことを学習して解答を導くため、今現在この世に存在していないもの、未知の生物など、未来に関する情報を持っていません。ただし、天気の予報や株の予想など、これまでのデータをもとから「予想」することは可能です。

◇AIには感情がない

「ホント」です。

AIには感情がありません。また、倫理観や経験、感想なども持ち合わせていません。そのため、AIの解答は、倫理的に正しいかどうかの判断や、個人的な感情などが含まれていないものとなります。

◇AIで音楽が作れる

「ホント」です。

音楽制作用のAIなどもあり、音楽を作ることができます。そのほか、生成AIの種類によっては、絵を書いたり、プログラミングなどを行うことも可能です。

◇AIはロボットの形をしている

「ウソ」です。AI自体はロボットの形をしているわけではありません。ただし、AIを組み込んだロボットはあります。

◇AIはまだまだ進化している

「ホント」です。生成AIについては、世界中で研究が進められており、まだまだ進化を続けています。これにより、今まで生成AIでは難しかったことができるようになる可能性も十分あります。

◇AIは新しいアイデアを生み出してくれる

「ホント」です。

AIは、これまで学習したこと情報をもとにしたり、組み合わせたりして、新しいアイデアを生み出すことができます。ただし、人間のような創造性はないため、あくまで既存情報をもとに導き出されたアイデアになります。

いかがでしたか？生成AIは万能ではないことを知り、できること、できないことをわかったうえで使いこなしていくことが必要です。とはいえ、大変便利な機能に間違いはありません。できることを最大限に生かし、業務の中に取り入れていける部分は、取り入れていきたいものです。

※今回ご紹介したウソホントについては、一般的な生成AIに関することであり、また生成AIは進化の途中であることから、当てはまらない部分があることもございますのでご了承ください。

ＤＸを推進することにより、業務効率が上がる、コスト削減につながる、顧客満足度が上がるといった、さまざまなメリットが考えられます。多くの企業において、ＤＸの推進は、欠かせないものとなっているのです。

しかし、ＤＸ化の必要性は感じていても、何から始めればいいのかわからない、具体的に何をするべきかわからないといった理由で、導入が進んでいない企業もあるようです。

そこで、ＤＸ化を進める上でまず押さえておきたい、５つのことをご紹介します。

◇ＤＸについて理解を深める

ＤＸ化は、「業務のデジタル化」と認識されることもありますが、実際には少し違います。なぜなら、ＤＸ化は、IT技術を使って企業を変革し、競争相手との優位性を生み出す、という大きな目的があるからです。

ＤＸ化することは、IT技術を取り入れた先に、新たなビジネスモデルを生み出したり、社風が斬新したりといった、企業の大きな変化につながります。だからこそ、企業にとってDX化はとても重要なものと言えるのです。

経済産業省が発信している「デジタルガバナンス・コード2.0（旧 DX推進ガイドライン）」などを参考にして、まずはDXに関する理解を深めましょう。

◇社内の体制を整える

ＤＸ化を進める際、まとめる人、ツールを導入する人などを選出して、社内体制を整えましょう。ＤＸの推進を先導する人材としては、デジタル技術の知識があることと、業務内容を熟知していることの、両方があるとよいでしょう。

ただし、ＤＸ化が進まない理由のひとつに、人材不足があります。自社に適した人がいない場合、雇用するもしくは外注などに委託する、ということも視野に入れる必要もあるかもしれません。

◇自社の課題と目標を明確にする

ＤＸの推進を考えたら、ぜひ取り組みたいのが「自社の課題を洗い出す」ことです。

まずは、どのような課題があるのかを、書き出して可視化しましょう。そして、出てきた課題の中から優先順位を決めます。

課題が明確になれば、次に目標を決めます。

たとえば、このような感じです。

・課題：日報を提出しているが、手書きの人もいれば、エクセルで作成して使っている人もいる。統一されていないことで、日報が活用されておらず、引き継ぎもしにくい。

・目標：社員全員が統一した規格で日報入力を行い、それを共有する。業務の進捗状況や発生したミスなどが一目瞭然となることで、業務効率を上げる。

課題と目標を考え、まずは書き出してみましょう。

◇ＤＸ関連のツールを活用する

ＤＸの推進には、一からシステムを構築するよりも、業務ごとに適したツールを使うことが近道です。たとえば、「顧客管理」とひとことで言っても、企業ごとに、やりたいことや、必要な内容はそれぞれ違うでしょう。顧客管理に関して、どんな課題があり、何ができればいいのかが明確になっていれば、ツールを選びやすいでしょう。

◇社内全体でスキルアップする

ＤＸ化を進めると、これまでの業務がデジタル化される場面が多く出てきます。実際に業務を行うのは、社員であることから、社内全体でITに関するスキルアップが必要となります。「ITは苦手」という意識がある社員がいるかもしれませんが、講習を行い、グループごとに演習するなど、全員がある程度統一したレベルで、取り組めるように心がけてみましょう。

いかがでしたか？ＤＸの推進は、計画的に行う必要があります。何をどのように進めていくのか、最初に検討することが大事です。また、全社員が同じ気持ちで一丸となって、DX化に取り組むことも、推進がスムーズに進むひとつです。いまいちど、社内のDX化について考えてみてはいかがでしょうか。