忙しい日が続いたとき、仕事がはかどらないとき、なんとなく気持ちがのらないとき、ふと見るとデスク周りが汚いということはありませんか？
気持ちよく仕事ができるのも、仕事の効率を上げるのも、デスクがきれいなことが大きな要因のひとつといえるでしょう。デスク整理は、お金をかけず、ちょっとした隙間時間を使って、自分一人でできるという、お手軽なところも魅力です。
仕事が忙しいときほど、時間がないときほど、仕事をする手をいったん止めて、デスク整理をしてみませんか？
そこで、整理されたデスクのメリット、デスク整理の方法をご紹介します。
■整理整頓されたデスクがもたらすメリット
仕事をするうえで、デスクがきれいなほうがいいのは、当たり前だと思われる方も多いと思います。先に、そのメリットについて、確認しておきましょう。
・時間の無駄がなくなる
デスクの上に物が多いと、必要な書類や文房具などを探す手間や、時間がかかります。逆に、デスクが整理さえされていれば、必要なものをすぐに取り出せるため、結果的に時間短縮につながります。
・ミスの軽減につながる
たとえば、整理されていない多くの書類の中から、必要な書類を探すのはとても大変です。急いでいるときなど、慌ててしまい間違った書類を選んでしまうかもしれません。書類がきちんと整理されていることで、そのようなミスは防げることでしょう。
・書類の紛失を防ぐ
書類や文房具があちこちに散らばっていて、いざ使いたいときになくなっていた、という経験がある方もいらっしゃるでしょう。整理整頓されていないと、ものが紛失する可能性があります。その場合、書類であれば、作り直したり、印刷しなおしたりする手間がかかりますし、文房具などであれば、買いなおすためのコストがかかってしまいます。
・仕事の効率があがる
よい仕事をするためには、環境が大切です。整然と整理されたデスクであれば、気が散るものがなく、集中力が上がり、仕事の効率アップも期待できます。また、デスクが整理されているということは、頭の中も整理されている、ということにもつながるでしょう。
このように、デスクが整理整頓されていると、仕事をするうえで多くのメリットがあります。
■デスクをきれいに保つために整理整頓の方法
実際に、どのようなことをすればよいのか、場所ごとに見てみましょう。
・デスク
ゴミや不要なものがあれば、捨てましょう。書類などが散乱している場合は、取引先別や酒類別など、わかりやすいように分別します。あとから探しやすいように、間仕切りなどを使って、収納しましょう。また、ペンやホッチキス、ハサミなどの文房具なども、使いやすいように置く場所を決めます。机の上になくてもよいものは、引き出しにしまって、仕事をするスペースを確保しましょう。
・パソコン
パソコンを掃除する前に、電源を切り、コンセントも抜いておきましょう。特にキーボードの間などは、ほこりやゴミがたまりやすい場所です。エアダスターなどを使って、隙間に入り込んだほこりやゴミを吹き飛ばします。また、キーボードは手で触れる機会が多いため、除菌シートなどを使って、汚れをふき取ります。このとき、水分などがパソコンに残らないよう、注意してください。
・パソコンのデスクトップ
デスクとは少し違いますが、パソコンのデスクトップも整理しておきましょう。アプリケーションのショートカットアイコンや、フォルダ、ファイルなどがたくさん並んでいませんか？必要なものが探しにくいだけでなく、デスクトップ上のアイコンもメモリを消費するため、パソコンの動作が遅くなる可能性があります。使わないアプリケーションはアンインストールする、いらないファイルはゴミ箱に捨てる、普段使わないものはデスクトップ上から消す、ということをしてみましょう。
デスク整理をするタイミングですが、昼休みの終わる時間や残業前のちょっとした時間、仕事が終わって帰社する前など、5分でもいいので時間をとってみてはいかがでしょうか。また、整理や掃除は、気分転換にもなりますので、仕事に行き詰ったときに、いったん手を止めて、片付けをしてみるのもいいかもしれません。
いかがでしたか。物があふれたデスクを気にしながら仕事をするよりも、思い切って整理整頓してしまったほうが、気持ちよく作業ができることでしょう。時間がないときこそ、デスク上をきれいにしてリセットするほうが、仕事の効率も上がるものです。５分だけでも、気になる場所、一か所だけでもいいので、整理整頓をしてみてはいかがでしょうか。