社内ではSNSでやり取りをすることが増えたとしても、社外の人とのやり取りにはまだメールを活用しているという企業も多いでしょう。
メールは、電話や対面と違い、文字だけのため感情がわかりにくいもの。一通のメールが、取引先との関係を良くも悪くもする可能性があります。
そこで、好感度を上げるビジネスメールの書き方をご紹介します。
◆最低限、間違いのないメールを送る
名前や役職、部署が間違っている、添付ファイルがついていない、宛先が間違っている、そんなメールを受け取った経験がある方も多いでしょう。
こういった間違いは、メールを受け取った人に良い印象を与えません。
・宛先は間違っていないか
・名前や社名などの固有名詞は間違っていないか
・添付ファイルがある場合、添付を忘れていないか
・誤字脱字はないか
メールを送信する前に、上記の点を再度確認することを心がけましょう。
◆件名はわかりやすく簡潔に
メールの件名は、メールを受信した際に最初に見るものです。
メールを受け取った相手が、件名を見ただけで、今すぐ処理する必要があるか？重要なメールか？など瞬時に判断できるのがベスト。メールの処理がスムーズにできるよう、「概要」、「日時」、「必要なアクション」がわかるような件名をつけましょう。
ただし、メーラーに表示される文字数には制限があるため、件名は、20文字以内がおすすめです。
◆本文は、簡潔に！結論は先に書く
毎日何十通というメールを受信している人も多くいます。メールを受け取った人が読むストレスがないよう、心がけたいことは大きく2点あります。
1）簡潔に書く
メールを一通読むだけで意外と時間がかかります。
本文を簡潔に書くだけで、内容がわかりやすい上にメールを読む時間が短縮されます。
内容が多い場合は箇条書きを使うのも良いでしょう。
2）結論を先に書く
結論が最後に書いてあると、全部読むまで何を言いたいのかがわからずストレスになります。
まず結論を書き、そのあとでその理由や詳細を書くようにしましょう。
また、返信に期限がある、至急の要件で早く返信をもらいたい、という場合もあるでしょう。
「お手数をおかけいたしますが」「お忙しいところ恐縮ですが」といった、気遣いのある言葉を添えると印象が良くなります。
いかがでしたか？メールは、円滑にビジネスを進める上で欠かせないツールです。ちょっとした気遣いと確認で、取引先の人からの好感度が上がり、関係がより良くなることもあります。大事なのは相手にとってわかりやすいかどうか。ぜひ一度、ご自身が送るメールを見直してみてはいかがでしょうか。